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2022年7月, 所聞所感

優雅生活: 職場智慧之商務禮儀

高司祺

在職場獲得成功,除了靠自身的實力和幹勁,不可缺少的就是軟實力——懂得相關的商務禮儀和溝通技巧。與社交禮儀一樣,商務禮儀也是以尊重他人、為他人着想為出發點。因為經常要與客戶打交道,所以商務禮儀也要求個人注重誠實和信實。

其實在日常工作中常常都可以練習商務禮儀,比如在電話上、面見客戶、與供應商接洽、電子郵件或書信來往,甚至與同事之間交往相處,處處都需要得當的言行舉止。簡單地說,就是要顧及對方的感受,因為獲得客戶的好感,會帶來機會和生意,有時一個你善待的客戶,以後或許會成為你的新僱主。

舉個簡單的待客之道的例子,在會見客戶,但會見時間較所計劃的要長,而另一個客戶已經在等待,這時候記得不要讓客戶空等待,首先要致歉並知會他你可能會稍晚一些接待他,可以讓其他同事給他送上咖啡或茶,不要讓客戶有被「忽略」的感覺,一個小舉動,就能給客戶一個好印象:你是善解人意的、誠懇有禮的。

以下是一些基本的禮儀須知。首先要按照職業的要求穿着,適當的衣着讓人愉悅並且給人的感覺就是:這是一個善於生活和管理自己的人。工作中切勿穿着暴露或誇張,要分開工作服飾和生活服飾,如果有正式的約見和商務會議,更要穿得正式一些。面見客戶時,還要考慮你的服飾是否為客戶帶來不安,這裡指的的誇張暴露的服飾、帶有強烈宗教信息的色彩、紋身、指環鼻環耳環等等。 

任何情況之下都要保持冷靜,切勿失態或大發脾氣;不要對電話吼叫和大力拍打桌面。如果你想讓客戶在電話中感覺你的熱情,講電話的時候就要面帶微笑,說話溫柔,音量控制得當,無論你做任何事、說任何話,都要顧及對方的感受。 

顧客永遠是對的,這是一條金科玉律,如果你做錯了就得真誠道歉,切勿找藉口推卸責任;如果不大肯定是否你的錯,首先也要道歉,為客戶的不便和損失致歉,如果強要面子而損失客戶和業務是不值也是不智的。與客戶或同事之間如果產生衝突,切勿把私人感情喜惡帶上,言語之間不對人而是對事。 

工作中需要建立團隊精神,因為一個好的團隊可以多方面出謀劃策、增加彼此溝通了解、增進工作效率、互相支持分擔工作量、彼此學習、將工作達至最佳果效。很多時候參加面試,面試官也會審視你是否有良好的團隊精神。

其他細節還有很多,比如在工作中不戴耳機聽音樂,因為這樣會阻隔同事間的溝通;工作中也要儘量不干擾別人,比如噪音、頻繁借用東西、用別人電腦等。