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2021年7月, 所聞所感

優雅生活: 電話禮儀     

高司祺

現在手機已經逐漸的代替了座機電話,但是如果你在公司上班,仍然會有使用座機電話的機會。以下分享的電話禮儀,也適合於手提電話。

撥打電話

撥打電話時,當有人接電話,首先要做的就是表明身分,然後提出自己的要求。例如:「你好,我是李約翰。我是ABC財經顧問公司的員工,我可以找蘇珊小姐嗎?」一旦接通了,就應該禮貌地問一下現在是否適合談話,如果不是適合的時間,那就問什麼時候是 回電的最佳時間。 

接聽電話

如果你接聽電話就表示你可以通話。如果不方便,那就禮貌地解釋說現在不是時候,並問你是否可以回電。如果你有助理或家人幫忙接聽,請確保他們要求來電者留下信息和號碼。 

呼叫等待 

呼叫等待是指在電話通話期間發出「嘟嘟」聲,讓你知道別人要打電話來,這時你要有禮貌地處理是一種技巧。當電話「嘟嘟」聲響起時,你是否應該立即讓對方先稍等,同時檢查一下是誰在打電話來?到底是當時的通電者或來電者哪一個更重要呢?最禮貌的選擇是保持和當時的通電者的對話。如果您必須接聽第二通來電者,那麼先要告知原來的通電者,然後很快地就接聽,直接地向新的來電人解釋您在另一條線路上,並在完成通話後立即回電給他們。

其他電話禮儀 

使用免提電話時,在撥號的時候請關閉免提,因為撥號碼的「嘟嘟」聲會對其他人造成滋擾;另外,如果使用免提,周圍還有其他人,在接通後要通知對方你在用免提,這樣不但是尊重對方,也是避免他們說一些不適當的話讓旁邊的人感到尷尬。 

講電話時儘量輕聲,如果你要讓客戶感受到你的友善和熱情,在講電話的時候要和顏悅色。 
 
如果你在家裡辦公,家裡有小孩,請預先告訴客戶對話中時可能會帶有小孩子的噪音。 

在工作時間之外,如果有要緊事情,請先用留言或信息通知客戶;一般情況之下,就算是朋友,在早上8點鐘之前,以及晚上9點鐘之後都不適合致電聯絡。